Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR

Amaç
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”); Özürlüler Vakfı (“Vakıf”) tarafından yürütülen sosyal destek, sosyal yardım, gönüllülük, bağış, kurumsal iş birliği, savunuculuk ve saha faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel verilerin; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uygun şekilde saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam
Bu Politika;

• vakıf merkezi,
• internet sitesi,
• dijital başvuru sistemleri,
• veri tabanları,
• elektronik posta sistemleri,
• bulut depolama alanları,
• mobil cihazlar,
• fiziki arşivler,
• saha çalışmaları ve ev ziyaretleri kapsamında oluşturulan kayıtlar

dahil olmak üzere vakfın veri sorumlusu sıfatıyla işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Tanımlar

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini ifade eder.

Periyodik İmha: Saklama süresi sona eren kişisel verilerin belirli dönemlerde düzenli olarak imha edilmesi sürecidir.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin hiçbir şekilde belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

Kişisel veriler aşağıdaki ortamlarda uygun idari ve teknik tedbirler alınarak saklanmaktadır:

Elektronik Ortamlar

• Sunucular,
• veri tabanları,
• elektronik posta sistemleri,
• kurumsal bilgisayarlar,
• mobil cihazlar,
• bulut depolama sistemleri,
• internet sitesi yönetim panelleri.

Fiziki Ortamlar

• Vakıf arşivleri,
• kilitli dosya dolapları,
• basılı başvuru formları,
• saha çalışması kayıtları,
• ev ziyareti dosyaları,
• sözleşme ve protokol dosyaları.

3. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Vakıf tarafından işlenen kişisel veriler;

• kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• meşru menfaatlerin korunması,
• ilgili kişinin açık rızasının bulunması

hukuki sebeplerine dayanılarak saklanabilmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler ile görsel ve işitsel kayıtlar, ilgili mevzuat ve açık rıza süreçleri doğrultusunda işlenmektedir.

4. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Özürlüler Vakfı, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, yetkisiz erişimi ve veri güvenliği risklerini önlemek amacıyla gerekli idari ve teknik tedbirleri uygulamaktadır.

Bu kapsamda;

• çalışanlara ve gönüllülere veri güvenliği konusunda bilgilendirme yapılmakta,
• veri erişimleri görev yetkisi ile sınırlandırılmakta,
• üçüncü kişilerle gizlilik yükümlülükleri oluşturulmakta,
• dijital sistemlerde güvenlik protokolleri kullanılmakta,
• erişim kayıtları tutulmakta,
• fiziki arşivler kontrollü alanlarda muhafaza edilmektedir.

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel veriler; ilgili mevzuatta öngörülen süreler veya işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca saklanmaktadır.

Bu kapsamda;

• başvuru ve sosyal yardım süreçlerine ilişkin veriler,
• özel nitelikli kişisel veriler,
• gönüllülük süreçlerine ilişkin kayıtlar,
• kurumsal iş birliği verileri,
• finansal ve muhasebesel kayıtlar,
• hak ihlali bildirimlerine ilişkin bilgiler

ilgili mevzuat, denetim yükümlülükleri, hukuki süreçler ve kurumsal faaliyet ihtiyaçları doğrultusunda muhafaza edilmektedir.

Görsel ve işitsel kayıtlar ise açık rıza süresi boyunca veya ilgili faaliyet amacıyla sınırlı olacak şekilde saklanmaktadır.

Saklama süresi sona eren kişisel veriler, ilk periyodik imha döneminde imha edilmektedir.

6. İMHA YÖNTEMLERİ

Verilerin Silinmesi

Elektronik ortamda bulunan kişisel veriler, ilgili kullanıcılar açısından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmektedir.

Verilerin Yok Edilmesi

Fiziki ortamda bulunan belgeler, geri döndürülemeyecek şekilde imha edilmektedir.

Dijital depolama ortamları ise uygun teknik yöntemlerle kullanılamaz hale getirilmektedir.

Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

İstatistiksel çalışmalar, faaliyet raporları ve kurumsal analizlerde kullanılan veriler; gerçek kişilerle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim hale getirilmektedir.

Anonim hale getirilen veriler kişisel veri niteliğini kaybetmektedir.

7. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Saklama süresi sona eren kişisel veriler, vakıf tarafından yılda en az iki kez gerçekleştirilen periyodik imha süreçleri kapsamında silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Periyodik imha süreçleri ilgili mevzuata uygun şekilde yürütülmektedir.

8. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Veri sahipleri, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• bilgi talep etme,
• düzeltme isteme,
• silinmesini talep etme,
• işlenmesine itiraz etme

haklarına sahiptir.

Başvurular, ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilmektedir.

9. VERİ SORUMLUSU İLETİŞİM BİLGİLERİ

Kurum Adı:
Özürlüler Vakfı

Adres:
İzzetpaşa Mahallesi, Yeniyol Caddesi No:3, Kat:32, İç Kapı No:251/3208, Nurol Tower, Şişli / İstanbul / Türkiye

E-posta:
info@ozurlulervakfi.org.tr

Telefon:
+90 (531) 565 57 87

Web Sitesi:
https://www.ozurlulervakfi.org.tr

10. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Özürlüler Vakfı; mevzuat değişiklikleri, teknik gereklilikler veya kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda işbu Politikada değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel politika metni internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerlilik kazanır.